Projektmanagement – Rolle der internen Projektleitung

Wer ein Projekt durchführt, will damit ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen. Wichtig ist jedoch für alle Projektbeteiligten nicht nur der Erfolg am Ende des Projekts. Vielmehr soll auch der Weg, den man bis dahin zurücklegt, möglichst praktikabel gestaltet sein.

Zentrale Projektrollen

Besonders für den beauftragten Projektmanager kann der Weg zu einem erfolgreichen Abschluss ansonsten mitunter sehr frustrierend sein. Wichtig ist daher, von Anfang an die Anforderungen und Verantwortlichkeiten an ein Projekt klar zu definieren. Hierzu zählt auch, sich der verschiedenen Rollen innerhalb eines Projekts bewusst zu sein und diese mit den entsprechenden Befugnissen auszustatten. Auf Basis unserer langjährigen Erfahrung ist für uns PRINCE2 das Projektmanagementverfahren der Wahl. PRINCE2 gibt klare Rollendefinitionen vor, die wir auf die Projektlandschaft im Krankenhaus übertragen haben. Die wichtigsten Rollen umfassen dabei aus unserer Sicht:

• Lenkungsgruppe: Übernimmt die Gesamtverantwortungen
  • Auftraggeber
  • Dienstleister (bspw. Vertreter aus dem Controlling, dem Einkauf etc.)
  • Nutzervertreter (bspw. Chefarzt, Stationsleitung etc.)
• Projektleiter: Übernimmt die Koordination des Tagesgeschäfts im Projekt
  • Extern: Projektleiter von Ruhl Consulting
  • Intern: Durch die Lenkungsgruppe beauftragter interner Projektleiter
• Interne Teilprojektleiter, die vom Projektleiter vorgegebene Aufgabenpakete bearbeiten
• ggf. externe Projektunterstützung zur Unterstützung des Projektmanagers

Die Zusammenarbeit zwischen interner und externer Projektleitung stellt dabei einen Erfolgsfaktor des Projekts dar.

Rolle der internen Projektleitung

Die Vorteile eines Projektleitungstandems liegen auf der Hand. Die interne Projektleitung…

• … ist im Haus vernetzt, kann auf eine Vielzahl von Kontakten zurückgreifen und ist v.a. bei der Nachverfolgung von verteilten Aufgaben "näher" an den verantwortlichen Teilprojektleitungen. 
• … kennt die bestehenden Strukturen, hat bestenfalls bereits Projekterfahrungen im Haus gesammelt.
• … verfügt oftmals über hilfreiches Fachwissen.

Damit das Zusammenspiel zwischen externer und interner Projektleitung reibungslos funktioniert, gilt es zu Beginn eines Projekts, die Aufgabenverteilung klar abzustimmen. So kann es bspw. sinnvoll sein, die interne Projektleitung zum Teamleiter für manche Teilprojekte zu ernennen. Je nach internen Strukturen und Projektvolumen, kann es auch sinnvoll sein, wenn die interne Projektleitung zusätzliche administrative Dienstleistungen innerhalb eines Projekts übernimmt. Dies gilt insbesondere dann, wenn im Projekt nicht auf eine Projektunterstützung zurückgegriffen werden kann. Neben der Aufgabenverteilung sollte auch das Verständnis von Projektmanagement abgestimmt werden. Hierzu zählt für unser neben einer Erläuterung unseres generellen Vorgehens auch eine Erklärung von Projektmanagements nach PRINCE2, um die interne Projektleitung bestmöglich auf ihre Rolle vorzubereiten.

Lesen Sie Impulse zum Führen und Management im Krankenhaus weiter im neuen News Blog der Ruhl Consulting: Ruhl, Stefan (2016): Transformationale Führung für die ;Wirtschaftliche Sanierung von Kliniken.