Reorganisationsprojekte auf Station - Projektfahrplan

Unseren Projektfahrplan für Prozessorganisation auf Stationen haben wir Stand 2013 in über 30 Krankenhäusern und Projekten mit über 100 Stationen zur Verbesserung der Stationsabläufe realisiert. Mit dem Ansatz „Innen gestalten, um nach außen zu wirken“ gestaltet Ruhl Consulting fachabteilungsspezifisch Strukturen entlang des Behandlungsprozesses, die eine positive Wirkkraft auf Patienten, Einweiser, Mitarbeiter und Träger haben. Dabei stellen Stationen die zentralen leistungserbringenden Einheiten mit direktem Patientenkontakt dar. Eine nachhaltige Neuorganisation der Stationsabläufe und Kommunikationsstrukturen durch die Einführung integrativer Stationskonzepte scheint ein erfolgswirksamer Weg zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit zu sein.

Projektphase 1: Projektvorbereitung und -initiierung

Zu Projektbeginn führen wir mit den wesentlichen Stakeholdern des Projekts einen Workshop zur Projektvorbereitung durch. Zielsetzung des Workshops ist es, die Rahmenbedingungen des Projekts transparent abzustecken und eine solide Basis für den eigentlichen Projektstart zu schaffen.

Im Einzelnen beinhaltet der Workshop die folgenden Themen:

• Identifikation der zu lösenden Engpässe der Abteilung für Innere Medizin
• Formulierung des Projektnutzens (monetär/ nicht monetär)
• Definition der Projektorganisation
• Festlegung der Projektziele
• Festlegung der zu erzielenden Projektergebnisse
• Identifikation der Vorgaben, die für das Projekt zu beachten sind
• Klärung des Projektumfangs und Nicht-Umfangs
• Identifikation der Projektrisiken
• Festlegung der notwendigen Ressourcen

Projektphase 2: Ist-Analyse

Im Rahmen der Ist-Analyse betrachten wir die Station aus verschiedenen Perspektiven und bewerten Entwicklungspotenziale und Stärken, Engpässe in den Aufbau- und Ablaufstrukturen sowie Wirtschaftlichkeit und Wirkkraft der Organisationskonzepte.

Hierfür nutzen wir drei Instrumente: Die Prozessbeobachtung und Befragung der Mitarbeiter bieten uns einen detaillierten Einblick in Strukturen, die Zusammenarbeit zwischen und innerhalb der Berufsgruppen, Reibungspunkte in der Organisation und Effizienz der Abläufe. Die Auswertung der Leistungsdaten und Sichtung wesentlicher Dokumente decken Potenziale für die Verbesserung der Wirtschaftlichkeit auf.

Begehung der Station

Während der Analyse der Normalstation beobachten wir insbesondere folgende Bereiche:

• Räumliche Organisation
• Personelle Ausstattung: Dienstplanung Pflege sowie Rotationsplanung der Ärzte
• Aufnahme- und Entlassmanagement
• Belegungssteuerung
• Organisation der Visiten
• Berufsübergreifender Tagesablauf
• Unterstützende Prozesse und Zusammenarbeit an den Schnittstellen
• Patientenorientierte Kommunikation

Begehung der Schnittstellenbereiche

Schwerpunkt der Analyse in der Funktionsdiagnostik bildet die Fragestellung des Terminplanungsprozesses an der Schnittstelle zu den Spezialsprechstunden der Fachabteilung. Weiterhin überprüfen wir die Prozesskette von der Vorbereitung des Patienten bis zum Rücktransport auf Station.

Die Auswertung von Kennzahlen gibt uns Hinweise über die Wechsel- und Leerzeiten um gegebenenfalls Maßnahmen zur Verbesserung der Kapazitätsauslastung zu ergreifen. Weiterhin werten wir die in Anspruch genommene Diagnostik pro Patient aus, um daraus – falls notwendig – Maßnahmen für eine Steuerung der bedarfsgerechten Diagnostik abzuleiten.

Die Analyse der Sprechstundenorganisation beinhaltet schwerpunktmäßig folgende Fragestellungen:

• Wie gestalten sich die Öffnungszeiten im Hinblick auf Patientenbedürfnis und Verfügbarkeit von Spezialisten?
• Wie sind die Räumlichkeiten?
• Wie ist der Personaleinsatz organisiert?
• Wie ist der Anmeldeprozess geregelt?
• Wie ist der Ablauf der Aufnahme geregelt?
• Wie sind der Untersuchungsablauf sowie die Terminkette mit der Diagnostik organisiert?
• Wie erfolgt die Steuerung der Weiterbehandlung?

Die Analyse der Schnittstelle zur Intensivstation liegt insbesondere im Prozess des Zu- und Abflusses, d.h. im Verlegungsmanagement.

Online-Befragung aller Mitarbeiter

Mit Hilfe eines strukturierten Online-Fragebogens befragen wir systematisch und effizient alle Mitarbeiter der Abteilung für Innere Medizin. Die Befragung hat zum Ziel, insbesondere die Mitarbeiterzufriedenheit und Stimmungslage zu erfassen und darüber weitere Ansatzpunkte für Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten.

Analyse der Kosten- und Erlösstruktur

In einem zweiten Schritt analysieren wir die vorhandenen Zahlen, Daten und Fakten und fahren Auswertungen hinsichtlich Patienten-, Personal-, Prozess- und Finanzkennzahlen.

Workshop zur Präsentation der Ergebnisse aus der IST-Analyse

In einem Workshop mit den wichtigsten Stakeholdern des Projektes präsentieren wir die Ergebnisse aus der IST-Analyse. Gemeinsam arbeiten wir heraus, welche Aufgabenstellungen gelöst werden müssen, um auf Station einen zielorientierten Ablauf zu gewährleisten und geben dabei Lösungsbeispiele aus anderen Kliniken. Hieraus werden anzugehende Teilprojekt abgeleitet und diese detailliert ausgearbeitet, sodass ein Konsens über die zu bearbeitenden Inhalte, den Zeitplan und eine Festlegung der zugehörigen Verantwortlichkeiten entsteht. Erfahrungsgemäß umfassen die Inhalte der Teilprojekte folgende Fragestellungen:

• Synchronisation der Kernprozesse Aufnahme, Entlassung, Visite
• Reduzierung von Reibungsverlusten an den Schnittstellen
• Etablierung klarer Managementstrukturen
• Optimale Steuerung von Kapazitäten und Casemix durch Belegungsmanagement
• Konzentration auf Kerntätigkeiten durch klare Zuweisung der Verantwortlichkeiten
• Etablierung einer patienten- und mitarbeiterorientierten Kommunikation

Projektphase 3: Ausarbeitung der Soll-Konzeption

Im Anschluss an den Workshop erfolgt die detaillierte Ausarbeitung der festgelegten Arbeitspakete. Hierfür setzen wir mehrere berufsgruppenübergreifende Projektgruppen auf, die gemeinsam die Soll-Prozesse zu bestimmten Fragestellungen entwickeln. In den Projektgruppensitzungen vertiefen wir mit den jeweils zuständigen Mitarbeitern die Ergebnisse der Ist-Analyse. In der sich daraus ergebenden Diskussion entwickeln wir Lösungswege, die die Eckpunkte der Soll-Konzeption darstellen. Im weiteren Verlauf definieren wir den Sollprozess und die zur Umsetzung benötigten Strukturen.

Im Ergebnis der Konzeptionsphase entsteht ein Stationshandbuch, das die wesentlichen Vereinbarungen zur Aufbau- und Ablauforganisation der Station enthält.

Projektphase 4: Vorbereitung der Implementierung

In einem anschließenden Projektschritt erfolgt die Vorbereitung der Umsetzung des neuen Stationskonzepts. Hierbei erarbeiten wir gemeinsam mit der internen Projektleitung einen Maßnahmenplan, der alle wesentlichen Schritte zur Umsetzung des Konzepts enthält und definieren Kennzahlen, anhand derer der Projekterfolg im Verlauf der Umsetzungsphase gemessen werden kann.

Projektphase 5: Umsetzung

Die Umsetzungsbegleitung ist mindestens genauso wichtig wie ein umsetzbares Konzept, da sie die verantwortlichen Führungskräfte vor Ort unterstützen soll, die zu Papier gebrachten Prozesse in der Praxis verbindlich anzuwenden. Ziel ist es am Ende, eine eigenständige Feedback-Struktur zu etablieren, welche die Umsetzung der neuen Strukturen sicherstellt und auch über das Projektende hinaus weiterentwickelt.

Lesen Sie Impulse zum Führen und Management im Krankenhaus weiter im neuen News Blog der Ruhl Consulting: Unseren Projektfahrplan für Prozessorganisation auf Stationen und zur Verbesserung der Stationsabläufehaben wir Stand 2013 in über 30 Krankenhäusern und Projekten mit über 100 Stationen realisiert.