Strategieklausuren – Von der Strategie zur Umsetzung

Strategieklausuren laden ein, abseits des Tagesgeschäfts innezuhalten und gemeinsam über Ziele, Vorstellungen und die Ausrichtung einer Fachabteilung/ eines Krankenhauses zu diskutieren. Im Rahmen unserer Begleitung von Strategiesitzungen beobachten wir, dass neben dem inhaltlichen Austausch auch der persönliche Austausch ein ganz zentraler Aspekt der Veranstaltungen ist. Im Tagesgeschäft bleibt meist nicht ausreichend Zeit, neue Kollegen kennenzulernen oder tiefergreifende Gespräche zu führen. 

So kehren die Teilnehmer von Strategiesitzungen häufig geradezu euphorisiert in den Alltag in der Klinik zurück. Im Gepäck haben sie ambitionierte Ziele, eine klares strategisches Zukunftsbild, neue Eindrücke und Erkenntnisse und neuen Schwung.

Und dann?

Nicht selten klingt die Euphorie nach einer Strategieklausur rasch wieder ab. Die strategischen Zielsetzungen geraten durch die Kleinigkeiten des Alltags in den Hintergrund, die klaren Zukunftsbilder trüben sich ein und der Weg zur Umsetzung erscheint von unzähligen Hürden verbaut.

Wie aber lässt sich der Impetus einer Strategieklausur in den Alltag hinüberretten? Welche Rahmenbedingungen können bereits im Vorfeld der Strategieklausur beeinflusst werden, was können Teilnehmer und Mitarbeiter im Nachgang tun, um die Transferleistung von der Strategie in die operative Umsetzung erfolgreich zu bewältigen?

So gelingt die Umsetzung

Im Folgenden haben wir einige Erfolgsfaktoren aus unserer Beratungspraxis zusammengetragen, die Ihnen helfen, den nicht immer ganz einfachen Weg von der Strategie in die Umsetzung zu meistern.

Vorbereitung der Strategieklausur

Sammeln Sie im Vorfeld der Strategieklausur die Themen, die Sie gemeinsam besprechen möchten. Integrieren Sie die Teilnehmer und fragen Sie ab, was sie bewegt. Stellen Sie sicher, dass die für die Teilnehmer wirklich relevanten Themen besprochen werden.

Informieren Sie die Teilnehmer über die Inhalte der Strategieklausur. Falls möglich, verteilen Sie im Vorfeld Informationsmaterial, damit sich die Teilnehmer inhaltlich vorbereiten können.

Vereinbaren Sie Spielregeln, wie etwa:

• Wir lösen uns gedanklich vom operativen Geschäft.
• Wir diskutieren nicht Probleme sondern Lösungsmöglichkeiten.
• Wir konzentrieren uns auf das große Bild und verlieren uns nicht in Details.

Bereiten Sie Aktivitäten und Moderationstechniken vor, die die Kreativität fördern und alle Teilnehmer der Strategieklausur einbinden. Gestalten Sie den Ablauf abwechslungsreich und interessant.

Stellen Sie sicher, dass alle Ergebnisse der Strategieklausur dokumentiert und aufbereitet werden können und den Teilnehmern nach der Strategieklausur zugehen.

Vereinbaren Sie bereits vor der Strategieklausur weitere Termine in kleineren Gruppen, in denen die Ergebnisse konkretisiert, detailliert und nachbereitet werden.

Der Weg zur Umsetzung

Informieren Sie auch die Mitarbeiter, die nicht an der Strategieklausur teilgenommen haben, über die Ergebnisse.

Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten und Kompetenzen für die Umsetzung der Ergebnisse. Halten Sie die Verantwortlichkeiten beispielsweise in einem Organigramm fest. Befähigen Sie allerdings auch die Verantwortlichen, z.B. durch adäquate Freistellung für die Projektarbeit, adäquate Ausstattung mit Informationen und finanziellen Mitteln, Schulungen, sowie ggf. Unterstützung durch weitere Mitarbeiter, des Qualitätsmanagements, der zentralen Unternehmensentwicklung o.ä.

Etablieren Sie regelmäßige Projektgruppensitzungen in einem festen Projektteam. Nutzen Sie einfache Werkzeuge zur Strukturierung der Projektarbeit, häufig genügen bereits eine Todo-Liste sowie die Protokollierung der zentralen Ergebnisse und nächsten Schritte. Fordern Sie eine regelmäßige Teilnahme aller Mitglieder des Projektteams ein. Stellen Sie sicher, dass die Mitglieder vorbereitet in die Projektgruppensitzung kommen und fällige Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.

Stellen Sie sicher, dass die Umsetzungsverantwortlichen die Rückendeckung der Führungskräfte erhalten. Idealerweise tritt die Klinikleitung in einen regelmäßigen Dialog mit den Fachabteilungen und Umsetzungsverantwortlichen ein, um den Umsetzungsfortschritt zu begleiten.

Unterstützen Sie die Umsetzung durch Controlling-Instrumente. Stellen Sie sicher, dass Erfolge messbar werden und informieren Sie alle Mitarbeiter regelmäßig über den Umsetzungsfortschritt.

Nutzen Sie Möglichkeiten der Konfliktbearbeitung und des Teambuildings. Veränderungen werden am leichtesten durch ein starkes Team getragen.

Lesen Sie Impulse zum Führen und Management im Krankenhaus weiter im neuen News Blog der Ruhl Consulting: Eine Möglichkeit der Ausgestaltung der Strategieklausur ist das Format der Zukunftswerkstatt.