Organisationsentwicklung im OP

Der OP-Funktionsbereich ist im Krankenhaus einer der zentraler Leistungsbereich. Ohne gut aufeinander abgestimmte Prozesse ist ein effizienter Betrieb unmöglich.

Durch die Vielzahl der im OP aufeinandertreffenden Interessen und Sichtweisen der einzelnen Berufsgruppen und Fachabteilungen bietet die tägliche Zusammenarbeit jedoch ein beträchtliches Konfliktpotenzial. In unserer Projektarbeit konnten wir einige zentrale Erfolgsfaktoren für einen möglichst reibungslosen Betrieb des OP-Bereichs identifizieren. Im Folgenden wollen wir diese Erfolgsfaktoren näher betrachten:

• Definition klarer Schnittstellen
• Festlegung einheitlicher Kernprozesse
• Sicherstellung eines guten Informationsflusses
• Förderung von Prinzipien der Selbstorganisation
• Wertschätzende und offene Kommunikation
• Auflösung von Personalengpässen 
  
  

Definition klarer Schnittstellen

Kaum ein Bereich im Krankenhaus hat ähnlich viele Schnittstellen zu anderen Organisationseinheiten und Bereichen wie der OP. Kommt es zu Schwierigkeiten an diesen Schnittstellen, sind beispielsweise Informationen nicht rechtzeitig verfügbar oder sind Kompetenzen nicht eindeutig geregelt, wird auch die Organisation im OP selbst deutlich erschwert.

Die wichtigsten Schnittstellen zum OP umfassen:

• Transportdienst
• Normalstation
• Intensivstation
• Intermediate Care Einheit
• Notaufnahme
• ZSVA

Nur wenn die Prozesse an den Schnittstellen klar definiert sind und die Einhaltung der definierten Prozesse engmaschig kontrolliert und sichergestellt wird, können weitere Optimierungen im OP ihre volle Wirkung entfalten.

Dabei ist es selbstverständlich nicht möglich, sämtliche Rahmenbedingungen zu kontrollieren. Kommt es beispielsweise bei Patiententransporten zu Zeitverzögerungen aufgrund einer knappen Anzahl an Bettenaufzügen, so ist es nicht immer möglich und sinnvoll, die komplette Infrastruktur des Krankenhauses zu ändern. Es kann jedoch durchaus sinnvoll sein, mögliche Verzögerungen durch eine frühe Einbestellung der Patienten und adäquate Holding-Bereiche vor dem oder im OP zu vermeiden.
 

Festlegung einheitlicher Kernprozesse

Ein zweiter wesentlicher Faktor für optimale Organisation im OP sind klar definierte Kernprozesse. Zu den Kernprozessen zählen wir z. B.:

• Erster Eingriff des Tages
• Wechsel zwischen Eingriffen
• Einbestellung
• OP-Planung
• Umgang mit Notfällen

Es ist von zentraler Bedeutung, dass alle Beteiligten das gleiche Verständnis vom Ablauf und von den Kompetenzen im Rahmen dieser Kernprozesse haben. Kommt es wiederholt zu Schwierigkeiten im Tagesablauf, so ist eine Einhaltung des Regelprogramms nicht möglich. In zu vielen OPs sind die Mitarbeiter mit täglicher Improvisation statt geregelten Abläufen konfrontiert.

Auch mit der besten Planung und mit den besten Abläufen wird es immer wieder zu unvorhergesehenen Ereignissen im OP kommen. Auch mit diesen Ereignissen wie etwa Notfällen oder Komplikationen adäquat umzugehen, ohne dass das Regelprogramm darunter leidet, stellt eine große Herausforderung dar.
 

Sicherstellung eines guten Informationsflusses

Bei der Vielzahl der im OP gleichzeitig ablaufenden Handlungen und Eingriffen ist es unerlässlich, dass benötigte Informationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sind.

Regelmäßige Besprechungen der Leitungskräfte stellen sicher, dass relevante Informationen allen Berufsgruppen bekannt sind. Auch im Tagesablauf, zumindest zu Beginn des Tages und gegen Mittag, wenn der Rest des Tagesprogramms inkl. der Integration von Notfällen geklärt ist, sollten kurze Abstimmungsrunden stattfinden.

Nicht zu unterschätzen ist das Informationsbedürfnis aller Mitarbeiter im OP. In unseren Projekten erstellen wir regelmäßige Mitarbeiterinformationen, die auf ein bis zwei Seiten wichtige Neuerungen bzw. Projektfortschritte zusammenfassen. Daneben sollten regelmäßig Mitarbeiterinformationsveranstaltungen stattfinden, um den Teamgedanken berufsgruppenübergreifend zu stärken.

Eine adäquate EDV-Unterstützung der Abläufe und die Bereitstellung relevanter Controlling-Informationen ergänzen die mündliche Abstimmung der Mitarbeiter, fassen komplexe Informationen empfängergerecht zusammen und ermöglichen ein rechtzeitiges Eingreifen bei Fehlentwicklungen.
 

Förderung von Prinzipien der Selbstorganisation

In einem so komplexen Organisationsgebilde wie dem OP stoßen hierarchische Strukturen an ihre Grenze. Es ist kaum möglich, die nötigen Informationen zur Steuerung eines OP-Bereichs mit mehreren Eingriffsräumen und Fachabteilungen an einer Stelle und in einer Person zu bündeln.

Stattdessen sollten Kompetenzen und Verantwortlichkeiten so aufgeteilt werden, dass kleinere Untereinheiten in der Lage sind, abgegrenzte Aufgaben weitestgehend eigenverantwortlich zu bearbeiten.

In vielen OP-Bereichen arbeiten einzelne Teams aus OP-Funktionsdienst, Anästhesie-Funktionsdienst und Operateuren je Fachabteilungen als Kompetenzteams zusammen. Eine regelmäßige Zusammenarbeit führt zu besonders hoher Sicherheit im jeweiligen Gebiet, einer Stärkung des Teamgedankens und sehr hoher Prozess- und Ergebnisqualität. Besonders in kleineren OP-Einheiten ist es allerdings häufig unerlässlich, dass Mitarbeiter des Funktionsdienstes als Generalisten in allen Fachgebieten einsatzfähig sind, um eine gegenseitige Vertretung und die Abdeckung von Bereitschaftsdiensten sicherzustellen.
 

Wertschätzende und offene Kommunikation

In einem Bereich, in dem vielfältige Berufsgruppen mit unterschiedlichen Ausbildungsständen, Ansichten und Interessen mit häufig hohem Druck bezüglich Personaldecke, Zeitzielen und Qualität arbeiten, bleibt es nicht aus, dass Konflikte schwelen oder ausbrechen. Umso wichtiger ist es, dass bei allen Meinungsverschiedenheiten ein wertschätzender Kommunikationston beibehalten wird. Teams mit offener Kommunikationskultur weisen eine deutlich höhere Arbeitszufriedenheit auf als Teams, in denen Konflikte nicht offen ausgesprochen werden.

Begleitend zu unseren Projekten bieten wir daher Kommunikationstrainings für alle Mitarbeiter an. Als besonders hilfreich haben sich Trainings für gemischte Teams (unterschiedliche Fachbereiche und Berufsgruppen) erwiesen.
 

Auflösung von Personalengpässen

Der Fachkräftemangel im Gesundheitswesen zeigt sich gerade in Funktionsbereichen wie dem OP oder der Intensivstation besonders deutlich. In vielen Häusern müssen Kapazitäten reduziert werden, weil das vorhandene Personal zum Betrieb der eigentlich vorhandenen Infrastruktur nicht ausreicht. Gerade in Zeiten des Personalmangels treten Schwachstellen in der Ablauforganisation besonders deutlich zutage. Gleichzeitig tritt häufig ein Teufelskreis ein, da das verbliebene Personal durch eine notwendige Verdichtung der Arbeit immer stärker belastet wird.

In unseren Projekten arbeiten wir daher meist nicht nur auf der Prozess-Ebene, sondern prüfen gemeinsam mit der Personalabteilung, welche Möglichkeiten der Personalgewinnung bereits genutzt werden und welche zusätzlichen Maßnahmen ergriffen werden können.
 

Fazit

Eine reine Prozess-Reorganisation im OP greift häufig zu kurz, wenn Aspekte der Mitarbeiterzufriedenheit, der Personalgewinnung und der Kommunikation nicht berücksichtigt werden.

Unser Ansatz der Entwicklung medizinischer Funktionsbereiche zielt daher auf eine gemeinsame Optimierung von Personalentwicklung, Personalbindung, Personalgewinnung, Schnittstellenmanagement und Prozessoptimierung.

In vielen Projekten zeigt sich, wie wichtig eine wertschätzende und professionelle Führungskultur für alle strukturellen und ablauftechnischen Fragestellungen ist. Neben den Kommunikationstrainings für alle Mitarbeiter bieten wir daher in vielen Projekten auch spezielle Führungskräfte-Coachings und bei Bedarf moderierte Sitzungen zur Auflösung bestehender Konflikte an.

Ganz entgegen dem Trend konnten wir mit diesem Beratungsansatz beispielsweise in einem Haus der Maximalversorgung innerhalb eines Jahres die bestehenden Personalengpässe im Funktionsdienst beheben und die Mitarbeiterzufriedenheit deutlich steigern. Dies ermöglicht dem Haus die Öffnung weiterer OP-Säle, was je Saal ca. 4 bis 5 Mio. EUR an zusätzlichen Erlösen bedeutet.

Lesen Sie Impulse zum Führen und Management im Krankenhaus weiter im neuen News Blog der Ruhl Consulting: Lesen Sie mehr über das preisgekürte OP-Management mit Vorbildcharakter der Ruhl Consulting AG.