Die Ambulanz 6: Raum- und Funktionskonzept

Dieser Beitrag beschäftigt sich mit den Räumlichkeiten der Ambulanz sowie mit der Frage, wie diese optimal genutzt werden können. In der Blog-Serie „Die Ambulanz“ werden verschiedene Aspekte der Ambulanz und Notaufnahme beleuchtet, häufige Mängel aufgezeigt und Quick-Win-Ansätze präsentiert. 

Einer der grundlegendsten Faktoren für einen funktionalen und reibungslosen Ablauf des Ambulanzbetriebes sind die räumlichen Strukturen. Dieser essentielle Punkt wird von vielen Ambulanzen vernachlässigt und führt daher zu einer Reihe von Reibungsverlusten, die durch eine konzeptionell durchdachte Raumstruktur vermieden werden könnten.

Häufig kommt es durch unklare Strukturen und lange Wege für Personal sowie Patienten zu längeren Wartezeiten und somit zu zusätzlichem Stress. Oft sind die räumlichen Strukturen gewachsene Systeme, die sich Mitarbeitern und Patienten nicht unmittelbar erschließen. Am Aufnahmetag erwarten den Patienten weite Laufwege und lange Wartezeiten, weil er beispielsweise zwischen administrativer Aufnahme, Ambulanz, Station und diversen Diagnostikbereichen pendeln muss. Betrachtet man die Patientenpfade so fällt auf, dass der Patient viele Wege mehrfach zurücklegen muss.

Diese Missstände können natürlich dann ausgeräumt werden, wenn eine Ambulanzstruktur von Grund auf neu geplant wird oder aber Umbaumaßnahmen anstehen. In diesem Fall ist es zwingend, die Prozesse in den Vordergrund zu stellen und die räumlichen Strukturen schließlich daran anzupassen. Aber auch durch gezielte Raumplanung oder klare Wegeleitsysteme in bestehenden Strukturen können erhebliche Verbesserungen erzielt werden.

Eine weitere Maßnahme, um einen reibungslosen Ablauf in der Ambulanz zu gewährleisten, ist die Etablierung wirksamer Managementstrukturen. Hierzu zählt beispielsweise die Funktion eines Ambulanzmanagers, der die übergreifende Steuerung der Patienten von der Terminvergabe, über die Vorbereitung der Termine bis hin zur ambulanten Untersuchung vornimmt. Ziel ist es, dass dieser die administrativen, ambulanten und vorstationären Abläufe komplett organisiert. Unterstützt wird der Ambulanzmanager u. U. durch den Belegungs- und Fallmanager (Patienten-Management) bei der prä- und poststationären Terminierung sowie der Terminierung von Spezialsprechstunden. Die Detailsteuerung der Patienten im Rahmen der Untersuchung übernimmt weiterhin der Funktionsdienst.

Zusätzlich sorgt die Benennung eines verantwortlichen Ambulanz-Oberarztes, der in enger Abstimmung mit dem Ambulanzmanager als Managementteam fungiert, für eine Strukturierung der Abläufe und klare Zuständigkeiten, insbesondere im ärztlichen Bereich.

Das Managementteam aus Ambulanzmanager und Leitendem Oberarzt ist erster Ansprechpartner für die Zuweiser der Abteilung. Durch die Schaffung zentraler Ansprechpartner kann die Kooperation mit den Zuweisern intensiviert werden.

Eine Ambulanz, der eine räumlich-funktionale Planung zu Grunde liegt und die sich durch klare Managementstrukturen in beiden Berufsgruppen auszeichnet, sorgt nicht nur für erhöhte Effizienz und Behandlungsqualität - sie sorgt auch dafür, dass Mitarbeiter und Patienten weniger Stressfaktoren ausgesetzt sind. Denn letztlich steht die medizinische Behandlung des Patienten an erster Stelle und alle anderen Faktoren, die zur Gewährleistung dieser nötig sind, sollten an genau diese angepasst werden. 

Lesen Sie Impulse zum Führen und Management im Krankenhaus weiter im neuen News Blog der Ruhl Consulting: Die http://www.krankenhausberater.de/impulse/news-blogs/detail/news/Prozessorganisation-die-Ambulanz.htmlProzessorganisation  in der Ambulanz als wichtigem Zugangsbereich zur klinischen Versorgung leidet unter der unmittelbaren Unterfinanzierung.