Projektinitiierung - Workshop für den Projektstart

Die Initiierungsphase ist das zentrale Element zur Projektvorbereitung. Ausgehend von einer ersten Projektidee werden Ziele konkretisiert und eine Grobplanung aufgesetzt. Die Initiierungsphase beeinflusst dabei maßgeblich den späteren Projekterfolg. Umso wichtiger ist es, diese Phase strukturiert zu planen und sich hierfür bewusst Zeit zu nehmen – auch wenn man allzu oft viel lieber direkt ins Projektgeschehen starten möchte.

Inhalte eines Projektinitiierungs-Workshops

Vordergründiges Ziel dieser Projektphase ist es, ein gemeinsames Verständnis für das anstehende Projekt zu entwickeln. Daher führen wir in unseren Projekten zu Beginn mit den wesentlichen Stakeholdern des Projekts einen Workshop zur Projektvorbereitung durch. Ausgehend von PRINCE2 als Best Practice Verfahren des Projektmanagement beinhaltet der Workshop die folgenden Themen:

• Identifikation der zu lösenden Engpässe: Wo stehen wir heute? Welche Schwachstellen/ Potentiale sorgen dafür, dass wir uns mit diesem Thema beschäftigen? Welche Ereignisse haben dazu geführt, dass wir gerade jetzt das Projekt starten möchten?
• Projektnutzen: Welche Verbesserung wollen wir mit diesem Projekt erreichen (monetär/ nicht monetär)?
• Definition des Projektorganigramms: Wer übernimmt die zentralen Projektrollen (Auftraggeber, Lenkungsgruppe, Projektleiter)? Welche Experten (Personen, Abteilungen, Fachexperten u.ä.) werden als aktive Unterstützung für die Projektdurchführung und die Projektzielerreichung benötigt?
• Festlegung der Projektziele: Was ist am Ende des Projektes der Zustand, der erreicht sein soll und mit dem der Projektnutzen erzielt werden kann?
• Festlegung der zu erzielenden Ergebnisses: Welches konkrete Ergebnis muss am Ende des Projekts vorliegen um den Zielzustand zu erreichen?
• Identifikation relevanter Rahmenbedingungen: Sind bereits Vorgaben vorhanden, die bei der Planung zu beachten sind (externe Kooperationen, Technologien, Schnittstellen, begrenzte Räumlichkeiten, Deadlines, Budgetobergrenzen etc.)?
• Klärung des Projektumfangs und Nicht-Umfangs: Gibt es Elemente, die von Stakeholdern gewünscht sein könnten, aber explizit nicht Bestandteil des Projektes sind?
• Identifikation der Projektrisiken: Welche Ereignisse, für die wir bereits einen begründeten Verdacht haben, könnten bei ihrem Eintritt das Projekt maßgeblich beeinflussen?
• Festlegung der notwendigen Ressourcen: Was müssen wir in das Projekt an Zeit, Aufwand und Geld hineinstecken um im gesetzten Rahmen und Projekt erfolgreich abschließen zu können?

Durchführung eines Projektinitiierungs-Workshops

Vor der Durchführung eines Projektinitiierungs-Workshops vereinbaren wir uns gemeinsam mit unserem Auftraggeber auf die Workshop-Teilnehmer. Die Workshopsitzungen werden durch uns moderiert und protokolliert und dienen als Basis für einen gemeinsamen gelungenen Projektstart.

Zusätzlich hat es sich bewährt, die Ergebnisse des Workshops als erste Information allen Mitarbeitern, die von dem Projekt betroffen sein werden, zur Verfügung zu stellen. Somit kann bereits zu Beginn ein erster Schritt hin zu einer umfassenden Projektkommunikation gegangen werden.

Lesen Sie Impulse zum Führen und Management im Krankenhaus weiter im neuen News Blog der Ruhl Consulting: Lesen Sie z.B. über das preisgekürte OP-Management mit Vorbildcharakter der Ruhl Consulting AG.