045. Zeitmanagement in Kliniken

Zeitmanagement in Kliniken

Erfolgreiches Zeit- und Selbstmanagement kann im System nur gelingen, wenn die Optimierung der eigenen Zeit nicht zu Lasten anderer geht. Ein Punkt, der in Krankenhäuser oft vernachlässigt wird. In Anbetracht des steigenden Fachkräftemangels an deutschen Kliniken haben Zeitmanagement und Delegation von Tätigkeiten – sei es von der ärztlichen an die pflegerische Seite oder auch von Seiten der Pflege an Hilfspersonal - große Bedeutung.

Und doch kann das Zeitmanagement einer Pflegekraft auf Station noch so gut sein. Wir leben in einer stark interaktiven Arbeitswelt mit dem ärztlichen Dienst – wenn andere regelmäßig ihre gemeinsamen Vereinbarungen wie Visitenzeiten nicht einhalten, wird dies den Zeitplan der Pflegekraft empfindlich tangieren. So gilt es nicht nur für seinen eigenen Zeitplan gewisse Regeln zu beachten, sondern auch immer im Hinterkopf zu behalten, was dies für die Menschen, denen Sie Aufgaben delegieren, und deren Zeitplanung bedeutet und eventuelle Folgen berufsgruppenübergreifend zu kommunizieren und Raum für eine offene Diskussion zu schaffen.

Sinn und Zweck eines Zeitplans ist es zunächst, den Tag, die Woche und das Jahr selbst in der Hand zu haben und zu organisieren – Sie sollen Herr über Ihre Zeit werden. Priorität ist daher, dass Sie sich Ihre Ziele vor Augen führen – was wollen Sie erreichen und welche Zeit steht Ihnen hierfür zur Verfügung? Ohne eine konkrete Zielplanung ist es unmöglich, Aufgaben zu kategorisieren (bspw. nach der Eisenhower-Methode) und diese dann entsprechend in Ihrer Zeitplanung zu priorisieren.

In einem zweiten Schritt gilt es, Zeit darauf zu verwenden, ein Zeitmanagementsystem auszuwählen, das zu Ihnen passt – denn nicht jeder fühlt sich in starren Kalenderformaten oder umfangreichen Zeitplanbüchern zu Hause. Andere Möglichkeiten wären beispielsweise: To-Do-Listen, Mind Maps, Apps oder auch ein Outlook-Kalender. Um Ihre Aufgaben dann schlussendlich in Ihr persönliches Zeitplansystem zu integrieren, gibt es verschiedene Methoden. Die einzelnen Stufen lassen sich sehr anschaulich mit der ALPEN-Methode nach Seiwert nachverfolgen:

A Alle Aufgaben aufschreiben
L Länge zur Bewältigung schätzen
P Pufferzeiten reservieren (verplanen Sie nur 60% der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit – etwa 40% sollten für ad hoc anfallende Aufgaben freigehalten werden)
E Entscheidungen treffen, Prioritäten setzen, delegieren
N Nachkontrolle, Bilanz ziehen (Haben Sie Ihre Ziele erreicht?)

In einem abschließenden Schritt empfiehlt es sich zu überlegen, welche Tätigkeiten Ihnen unnötig Zeit rauben. Checken Sie bspw. einmal pro Stunde ihr E-Mails, so raubt Ihnen das deutlich mehr Zeit, als wenn Sie sich hierzu 3-4 feste Termine am Tag setzen würden, um Ihren Posteingang abzuarbeiten. Probieren Sie es einfach einmal aus!

Ihr Zeitmanagement sollte dabei nie zur Tortur werden – gönnen Sie sich Erholungsphasen und planen Sie diese auch konsequent ein. Berücksichtigen Sie in Ihrer Zeitplanung, zu welchen Tageszeiten Sie am produktivsten arbeiten und sich anspruchsvollen Aufgaben zuwenden möchten. Schlussendlich bedeutet ein effektives und effizientes Zeitmanagement auch, dass Sie Ihre Ziele immer wieder überprüfen.

Literaturtipps: 

Nussbaum, C. (2008): Organisieren Sie nur noch oder leben Sie schon? Zeitmanagement für kreative Chaoten. Frankfurt a.M., Campus.
Seiwert, L. J. (2005): 30 Minuten für optimales Zeitmanagement. Offenbach, Gabal. 

 

Lesen Sie Impulse zum Führen und Management im Krankenhaus weiter im neuen News Blog der Ruhl Consulting: Die Eisenhower Regel;hilft, langfristige Ziele und Strategien durch effektives Selbst- und Zeitmanagement besser und schneller zu erreichen.

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