Projektsitzungen effektiv gestalten

Die Projektsitzung dient der zügigen und effektiven Abstimmung und Lösungsgewinnung im Team. Die praktische Erfahrung mit Sitzungen lehrt hingegen oft etwas anderes. Damit Sie in der Projektsitzung das gewünschte Ergebnis erzielen, geben wir Ihnen ein paar Tipps zur Ausgestaltung der Projektsitzungen mit auf den Weg.

Projektsitzung vorbereiten

Die organisatorische Vorbereitung der Projektsitzung ist Aufgabe des Projektleiters oder, soweit vorhanden, des Projektbüros. Der Verantwortliche sorgt dafür, dass die notwendigen Räume nebst Beamer, Flipchart und weiteren Moderationsmedien sowie Verpflegung zur Verfügung stehen. Des Weiteren ist er auch für die Einladung der Teilnehmer verantwortlich. Hier empfiehlt es sich, feste Zeiten zu definieren oder Terminserien zu verschicken. Die Einladung sollte jeweils Ort, Termin, Agenda und Ziel der Sitzung enthalten.

Kurz vor der Sitzung sollte geprüft werden, ob der Beamer funktioniert, ausreichend Papier und Stifte vorhanden sind sowie die gewünschte Sitzordnung besteht. Die „Psychologie der Sitzordnung“ ist nicht zu unterschätzen und es macht atmosphärisch einen Unterschied, ob Sie sich für z. B. die U-Form oder die O-Form entscheiden. 

Egal welche Form Sie wählen, der Projektleiter oder Moderator sitzt an zentraler Stelle und nicht zu weit von den Projektmitgliedern entfernt. Bei der unter 1a gewählten Sitzordnung hat nur der Projektleiter einen Tisch vor sich. Dies schafft etwas Distanz zu den Teammitgliedern und gibt seiner besonderen Stellung Ausdruck. In 1b sitzen alle Projektmitglieder gleichberechtigt im Kreis. Dies schafft eine offene und entspannte Atmosphäre, muss dem Team von seiner Ausrichtung her aber auch entsprechen. Die Sitzordnung in 2a hat einen formaleren Charakter und die Tische bilden ein eher abgrenzendes Element, zudem ist auch hier die besondere Stellung des Leiters hervorgehoben. In der unter 2b gewählten Sitzordnung hat der Tisch weniger ausgrenzenden Charakter, da er gemeinsam von allen Teilnehmern genutzt wird.

Projektsitzung durchführen

Die Projektsitzung sollte maximal mit 5 Minuten Verspätung beginnen. Termintreue ist schließlich auch in Bezug auf den Zeitplan oberstes Gebot. Zu Beginn der Sitzung wird die Agenda abgestimmt und damit das gemeinsame Tagesziel und die verfügbare Zeit definiert. Ggf. erfolgt danach die Verabschiedung des Protokolls der letzten Sitzung. Jede Projektsitzung ist zu protokollieren, damit die Ergebnisse, Festlegungen und resultierenden Aufgaben jederzeit wieder verfügbar sind und nachverfolgt werden können. Die Moderation übernimmt zumeist der Projektleiter selbst. Dabei kann der Projektleiter die Rolle des interessenneutralen Moderators oder der klassischen Gesprächsleitung einnehmen. Dies kann zu Verwirrung führen, wenn die Rolle vor Sitzungsbeginn nicht bekannt ist oder nicht bewusst vom Projektleiter eingenommen wird. Folgende Unterschiede ergeben sich aus den beiden Rollen:

Der Projektleiter in der Rolle der klassischen Gesprächsleitung

• hat eigene inhaltliche Interessen, nimmt Stellung, bewertet Aussagen anderer und unterstützt bestimmte Beiträge,
• ist meist hierarchisch höher gestellt, so dass die Aussagen ein besonderes Gewicht haben,
• konzentriert sich in der Vorbereitung und Durchführung auf den Inhalt der Sitzung, weniger auf die Wahl bestimmter Methoden,
• gibt gewöhnlich die Arbeitsziele vor,
• vermeidet oder ignoriert Störungen oder ermahnt die Parteien zu Sachlichkeit und
• delegiert in der Regel die Protokollierung der Sitzung oder macht Notizen für ein Protokoll im Nachgang.

Der Projektleiter in der Rolle des Moderators

• ist inhaltlich unparteiisch und sorgt dafür, dass alle Aussagen gleichrangig Beachtung finden,
• besitzt die methodische Verantwortung und genießt Autorität in der Gruppe durch Methodenkompetenz, Flexibilität, Transparenz und Einfühlungsvermögen,
• konzentriert sich auf die Auswahl und Anwendung zielführender Methoden, um die Inhalte durch Fragen zu fokussieren und Zwischenergebnisse zu formulieren,
• stellt entweder mögliche Ziele vor und erzielt Einigkeit darüber oder fördert die Gruppe bei der Zielformulierung,
• achtet auf gemeinsam erarbeitete Spielregeln bzw. Störungen, spiegelt diese der Gruppe und gibt methodische Hilfestellung bei der Bearbeitung falls von der Gruppe gewünscht und
• hält simultan und für alle sichtbar die Arbeitsschritte, Zwischenergebnisse und Vereinbarungen fest.

In der Praxis überschneiden sich gelegentlich Gesprächsleitung und Moderation. So nutzt die Gesprächsleitung Moderationstechniken oder der Moderator macht inhaltliche Einschübe, um den Arbeitsprozess inhaltlich voranzutreiben. Manchmal können Mischformen in der Tat nützlich sein. Sie können der Zielerreichung dienen. Abweichungen sollten jedoch durch einen Rollenwechsel deutlich gemacht werden.

Projektsitzung abschließen und nachbereiten

Am Ende der Sitzung werden die nächsten Schritte festgelegt. Der Projektleiter nimmt alle Flipcharts etc. für das Protokoll mit oder fotografiert diese, um sie dem Protokoll anzuhängen. Das Protokoll sollte spätestens 3 Tage nach der Sitzung verschickt werden. Aufgaben, die sich aus der Sitzung ergeben haben, werden in einer Liste offener Punkte gesammelt und mit dem Protokoll verschickt. In der nächsten Sitzung wird die Erledigung der offenen Punkte überprüft.

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Ruhl, Stefan (2016): Transformationale Führung für die Wirtschaftliche Sanierung von Kliniken.