Projekt- und Selbstmanagement mit Apps und iPad

IT-gestütztes Selbstmanagement mit Apps für Smartphones und Tablet-PCs wie dem iPad ermöglicht inzwischen bereits auf Desktop-PC oder Laptop verzichten. Smartphones und Tablet-PCs haben sich in den letzten Jahren rasant weiterentwickelt und ermöglichen inzwischen in vielen Bereichen, auf einen Desktop-PC oder Laptop zu verzichten. Selbstverständlich gibt es auch weiterhin Aufgaben, für die aktuell nur ein "ausgewachsener" PC oder Laptop geeignet ist. In Teilbereichen bietet das iPad allerdings Möglichkeiten, die bezüglich Bedienbarkeit und Funktionalität die Fähigkeiten eines herkömmlichen PCs übertreffen.

In diesem Blog-Beitrag möchte ich Ihnen einige Beispiele vorstellen, wie ich meinen beruflichen und privaten Alltag mit Hilfe meines iPads und einigen Apps strukturiere und die Übersicht über meine Aufgaben, Termine und Dokumente behalte.

Ein wesentlicher Vorteil des iPads ist die sofortige Verfügbarkeit aller Funktionen. Ich muss nicht erst meinen Laptop aufklappen und den Computer hochfahren, sondern kann unmittelbar auf meine Dokumente und sonstige Informationen zugreifen, wenn beispielsweise bei einem Telefongespräch rasch Daten benötigt werden.

Ideen strukturieren

Zu Beginn eines jeden Projekts müssen Informationen und Ideen gesammelt, sortiert und strukturiert werden. Eine Reihe von Apps bietet hervorragende Möglichkeiten, diesen Prozess zu unterstützen und die Ergebnisse grafisch ansprechend aufzubereiten.

iThoughtsHD

iThoughtsHD ist eine App, mit der Mindmaps erstellt werden können. Schrittweise lassen sich Informationen und Ideen zusammentragen und übersichtlich zu Themenbereichen gruppieren.

Die visuelle Aufbereitung unterstützt den Brainstorming-Prozess und ist besonders gut geeignet, die gesammelten Ideen Kollegen und weiteren Projektmitgliedern zu erläutern.

Neben dem Einsatz im Beratungsalltag nutze ich diese App auch, sehr häufig privat, um beispielsweise meine Urlaube zu planen.

ThinkBook/ OmniOutliner

Eine weitere Möglichkeit, Informationen und Ideen hierarchisch zu gliedern und aufzubereiten, sind sogenannte "Outliner". Statt einer grafischen Darstellung als Mindmap werden die Informationen hier als Liste aufbereitet. Unterschiedliche Hierarchieebenen werden ähnlich einer Aufführungsliste eingerückt dargestellt.

Der große Vorteil z.B. gegenüber der Arbeit in Word oder Powerpoint besteht darin, dass einzelne Listenelemente oder ganze Gruppen sehr rasch über den Touchscreen neu sortiert und umorganisiert werden können.

Neben einer Liste können Elemente auch mit sogenannten "Checkboxes" eingefügt werden, sodass z.B. eine Audit-Checkliste in der App erstellt werden kann, die dann während einer Begehung durch einfaches Tippen mit Häkchen versehen wird.

Eine vergleichsweise günstige Lösung ist die App ThinkBook.

Am anderen Ende des Preisspektrums findet sich die App OmniOutliner, die neben deutlich umfangreicheren Formatierungsmöglichkeiten auch weit mehr Export-Optionen bietet.

 

Inkflow Plus/ Zamurai

Eine weitere Möglichkeit, Informationen zu visualisieren ist die Nutzung eines Flipcharts oder eines Whiteboards. Obwohl sich das iPad wunderbar als Ersatz für diese Präsentations- und Brainstorming-Werkzeuge eigenen würde, finden sich nur wenige Apps, die im praktischen Einsatz bestehen können.

Zwei Apps, mit denen ich allerdings gerne und gut arbeite sind Inkflow Plus und Zamurai.

Corkulous Pro

Corkulous Pro ist eine virtuelle Pinnwand, auf der Notiz-Zettel in unterschiedlicher Formatierung frei angeordnet und gruppiert werden können. Die App ist ebenfalls ein gutes Werkzeug, um Ideen und Informationen visuell aufzubereiten und zu präsentieren.

 

Aufgabenverwaltung

OmniFocus

Für das iPad existieren unzählige Apps zur Aufgabenverwaltung. Eine der teuersten aber auch eine der besten ist OmniFocus.

Inzwischen verwalte ich sämtliche Aufgaben und Projekte über diese App. Aufgaben lassen sich flexibel in Ordner und Projekte gruppieren und neben einem Fälligkeitsdatum für Aufgaben lässt sich auch ein Startdatum definieren. Wenn ich beispielsweise schon weiß, dass eine Aufgabe in einem Monat erledigt sein muss, ich sie aber erst eine Woche vor dem Fälligkeitsdatum in Angriff nehmen muss, kann ich das Startdatum auf eine Woche vor dem Fälligkeitsdatum setzen und bekomme die Aufgabe auch erst dann in meiner Todo-Liste angezeigt.

Diese Methodik erlaubt es, mich immer nur auf die Aufgaben zu fokussieren, die tatsächlich akut anstehen, ohne den Überblick zu verlieren.

In großen Projekten gibt es viele Ansprechpartner und unzählige kleine Aufgaben und Klärungsbedarfe. Begegne ich zufällig einem Ansprechpartner oder ruft mich ein Ansprechpartner an, kann ich meine Aufgabenliste sortieren und bekomme nur die Aufgaben und Informationen angezeigt, die diesen Ansprechpartner betreffen. So kann ich sicher sein, dass alle relevanten Informationen ausgetauscht werden.

Informationen und Artikel sammeln und archivieren

Evernote

Informationen im beruflichen und privaten Alltag erreichen mich aus den unterschiedlichsten Quellen: E-Mails, Gespräche, Broschüren, Internetartikel, Plakate, Zeitungsausschnitte etc.

Die App "Evernote" bietet ausgezeichnete Möglichkeiten, Informationen unterschiedlicher Art zu erfassen, zu sortieren und zu strukturieren. Die Grundeinheit der Information ist die "Notiz". Notizen können zu Notizbüchern und diese wiederum zu Notizbuchstapeln zusammengefasst werden.

Dabei ist es ganz unerheblich, aus welcher Quelle eine Information stammt. Als Notiz können die Öffnungszeiten einer Reinigung oder Visitenkarten als Foto abgespeichert werden, E-Mails können mit Anhang archiviert werden und Webseiten lassen sich als Link oder als Volltext abgespeichern. Für alle gängigen Internetbrowser und E-Mail-Programme gibt es Exportfunktionen, um die Daten direkt als Notiz in Evernote zu übernehmen.

Eine Desktop-Version von Evernote erlaubt das Erstellen von Notizen am heimischen PC oder Arbeitsplatzrechner, die dann automatisch mit den Apps auf den mobilen Endgeräten synchronisiert werden.

Komfortable Suchfunktionen erlauben eine Volltextsuche über alle gespeicherte Notizen. Zusätzlich können sogenannte "Tags" vergeben werden, um Informationen bestimmten Kategorien zuzuweisen.

Pocket

Speziell zur Archivierung von Webseiten bietet sich die App "Pocket" an. Finde ich einen interessanten Link oder Artikel, habe aber gerade keine Zeit, ihn gründlich zu lesen, exportiere ich ihn über ein Browser-Plugin in Pocket und kann ihn nach der Synchronisation auch ohne Internetzugriff, beispielsweise auf einer Zugfahrt, lesen.

Auch hier besteht die Möglichkeit, gespeicherte Artikel zu durchsuchen oder über Tags in verschiedene Kategorien einzusortieren.

Notizen

UPAD

Einige Leser haben mich bei einem gemeinsamen Projekt vielleicht schon einmal im Rahmen einer Hospitation und Begehung mit meinem iPad Notizen schreiben sehen.

Gerade für Einsätze "im Feld" bietet sich die papierlose handschriftliche Dokumentation auf einem iPad an. Die Schreibgeschwindigkeit mit einem entsprechenden Stift, dem sogenannten "Stylus" ist ähnlich schnell wie auf Papier, die Notizen können im Anschluss sofort per E-Mail weiterversendet und archiviert werden und bei Bedarf kann ich über die eingebaute Kamera des iPads relevante Dokumente oder Räumlichkeiten im Bild dokumentieren.

Außerdem kann ich bei Bedarf auf vorliegende Informationen wie Präsentationen oder Architektenpläne zugreifen und direkt mit meinen Projektpartnern besprechen.

Die App "UPAD" bietet ideale Möglichkeiten, papierlos handschriftliche Notizen zu erstellen. Über eine eingebaute Vergrößerungsfunktion lässt sich auf dem Bildschirm komfortabel schreiben. Unterschiedliche Farbstifte und Textmarker sowie ein virtueller Radiergummi stehen zur Verfügung. Text kann ausgeschnitten, kopiert und eingefügt werden und es bestehen umfangreiche Archivierungs- und Exportoptionen.

Dokumente sichten, bearbeiten und teilen

GoodReader

Ein wesentlicher Grund für die Anschaffung meines iPads war, dass ich ungern längere Dokumente und Artikel am PC lese. Für einfache Texte wie Romane oder Sachbücher sind e-Book-Reader möglicherweise besser geeignet, für die Darstellung komplexerer Dokumente wie Fachartikel mit Grafiken und Bildern emfpiehlt sich allerdings tatsächlich die Nutzung eines Tablet-PCs.

Die App "GoodReader" bietet sehr umfangreiche Möglichkeiten, PDF-Dokumente aller Art zu archivieren, zu ordnen und zu annotieren. Gerade die Möglichkeit, eigene Notizen zu Dokumenten hinzuzufügen erweist sich im Arbeitsalltag als sehr hilfreich.

PDF-Dokumente können direkt aus der E-Mail-App importiert werden, per Anschluss an den Desktop-PC oder auch per lokaler WLAN-Verbindung oder Cloud-Dienste in die App übertragen werden. Die bearbeiteten Dokumente können dann ebenfalls wieder als E-Mail oder über die genannten weiteren Möglichkeiten weiterversendet werden.

Datenschutz

Bei sensiblen Daten sollten sämtliche Möglichkeiten des Datenschutzes berücksichtigt und genutzt werden. Die meisten der vorgestellten Apps bieten die Möglichkeit, Daten zu verschlüsseln. Cloud-Dienste sollten nur für unbedenkliche Informationen genutzt werden. Darüber hinaus besteht bei vielen Apps die Möglichkeit, Daten direkt vom PC auf das iPad zu übertragen, sodass Cloud-Dienste nicht genutzt werden müssen bzw. eine automatische Synchronisierung deaktiviert werden kann.

Ein Hinweis für Nutzer und Freunde von Android und Smartphones

Neben Apple-Geräten gewinnen Tablet-PCs und Smartphones auf Basis des Betriebssystemts Android immer mehr an Bedeutung. Ich selbst besitze ein Google-Nexus-7 Tablet, das ich gerne und häufig benutze. Einige der vorgestellten Apps liegen auch in Versionen für iPhones und/ oder Android-Geräte vor. Für andere gibt es entsprechende Alternativen.

Für mich persönlich hat sich das iPad allerdings als am besten für den produktiven Einsatz geeignet erwiesen, da zum einen der größere Bildschirm ein angenehmeres Arbeiten erlaubt und die Qualität der Apps insbesondere professionellen Ansprüchen eher genügt.

Fazit

In vielen Bereichen greife ich inzwischen lieber zum Tablet als zum Laptop. Das iPad kann mehr als eine nette Spielerei sein und die Produktivität, den Spaß an der Arbeit und die Unabhängigkeit von Arbeitsplatzrechner und Büro steigern.

Lesen Sie Impulse zum Führen und Management im Krankenhaus weiter im neuen News Blog der Ruhl Consulting: IT-gestütztes Selbstmanagement mit Apps.