Interne Audits zur Weiterentwicklung

Interne Audits dienen der Optimierung und Weiterentwicklung eines vorhandenen Management-Systems sowie als Checkinstrument um interne Abläufe zu überprüfen. Dabei werden Effizienz und Effektivität des implementierten Management-Systems überprüft und Verbesserungspotentiale aufgedeckt. Insbesondere vor einem externen Zertifizierungsaudit können interne Audits als Chance genutzt werden, kleine Abweichungen und Unzulänglichkeiten aufzudecken und durch gezielte Maßnahmen Fehler im System zu vermeiden bzw. zu vermindern.

Zur strukturierten Durchführung von internen Audits empfiehlt sich die Erstellung eines Auditprogramms, in dem die zu auditierenden Bereiche definiert und Termine festgelegt werden. Idealerweise werden Audits in den einzelnen Bereichen nach einem vorab festgelegten Kriterienkatalog alle 1-3 Jahre durchgeführt.

Die Qualität des Audits steht und fällt mit den durchführenden Personen. Der Auditor bedarf hoher sozialer und fachlicher Kompetenzen, wie z.B.

• kritische aber loyale Haltung
• Management-Expertise
• Hohe Akzeptanz auf allen Hierarchiestufen
• langjährige Berufserfahrung

Beim internen Audit geht es vor allem darum, die Wissenbestände des Auditierten kennenzulernen und nachzuvollziehen. Der Auditor konzentriert sich dabei auf die Überprüfung der Abläufe – er überprüft nicht die Richtigkeit der fachlichen Tätigkeiten. Der Auditierte muss durch eine für ihn fremde Situation geleitet werden, in der er mit einem fremden Setting und mit ungewohnten Regeln konfrontiert sowie auf eine ungewohnte Art zu gewohnten Themen befragt wird. Daher empfiehlt es sich für den Auditor, bestimmte Kommunikationsregeln anzuwenden, um eine unsichere Kommunikation zu vermeiden. Hierfür ist es wichtig, dass der Auditor einfache und klare Aussagen formuliert, Konjunktive vermeidet und keine Verallgemeinerungen benutzt. Es ist zudem hilfreich im Umgang mit den Auditierten, die Motivation und den Hintergrund von den Fragen offenzulegen und dafür Sorge zu tragen, dass ständige Unterbrechungen ausbleiben.

Der Ablauf von Planung und Durchführung des Audits orientiert sich an folgender Checkliste:

• Planung und Vorbereitung des Audittages
• Durchführung der Einzelaudits
• Dokumentation des Audittages
• Diskussion der Ergebnisse mit den Auditierten
• Gemeinsame Ableitung von Maßnahmen
• Umsetzung von Maßnahmen
• Nachverfolgen der Umsetzung

Übergreifendes Ziel der internen Audits ist die breite Einbindung der betroffenen Mitarbeiter in den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Denn nur ein gelebtes Qualitätsmanagement ist ein wirksames Qualitätsmanagement!

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