Schriftliche Mitarbeiterbefragungen

Mitarbeiterbefragungen von verschiedenen Berufsgruppen stellen ein wertvolles Instrument dar, um wichtige Handlungsfelder einer Organisation zu identifizieren. Hauptziel einer Mitarbeiterbefragung ist es, zielgerichtet vielfältige Perspektiven innerhalb kurzer Zeit aufzunehmen und ein Stimmungsbild über die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu gewinnen. Repräsentativität vorausgesetzt können daraus konkrete Ansätze für Problemlösungen abgeleitet werden.

Die Qualität der Fragen bestimmt die Qualität der Antworten. Für die Vorbereitung der Befragung ist eine Abstimmung mit den wichtigsten Gremien des Krankenhauses notwendig. Hierzu gehören:

• Geschäftsführung
• Betriebsrat/ Mitarbeitervertretung
• Interner Projektleiter

Um die Inhalte einer schriftlichen Befragung bestmöglich nutzen zu können, ist eine hohe Beteiligung der Mitarbeiter obligat. Mitarbeiter sollen ermutigt werden, ehrliche Rückmeldung abzugeben, denn gerade diese stellen eine Chance für Verbesserungen dar. Ausreichender Platz für Freitextantworten ist von hoher Bedeutung, um Raum für Offenheit zu schaffen. Zwar geben Freitextantworten immer Einzelmeinungen wieder und bekommen in der Auswertung ggf. überproportional hohes Gewicht bei der Hypothesenbildung zu den Ergebnissen, und doch sind es häufig genau diese Hinweise, die das offene Gespräch im Nachgang an die Befragung eröffnen.

Die Wahrung der Anonymität der Befragten ist essentiell. Wenn die Mitarbeitenden absolut sicher sind, dass ihre Antworten nicht ihrer Person zuzuordnen sind und sie keine Sanktionen im Alltag in Bezug auf ihre offene Meinungsäußerung zu erwarten haben, werden sie den Mut aufbringen sich ehrlich zu den Arbeitsbedingungen zu äußern. Deshalb werden Berufsgruppen oder Organisationsbereiche erst dann gesondert ausgewertet, wenn eine Mindestanzahl an Fragebögen eingegangen ist. Außerdem muss bestmöglich dafür Sorge getragen werden, dass die Freitextantworten nicht mit bestimmten Personen in Verbindung gebracht werden.

Ein Fragebogen sollte genau die Bereiche abfragen, die im Anschluss auch aktiv bearbeitet werden sollen. Diese können sein: Aufgabenbereich, Arbeitszeiten/ Dienstplanung, Personalentwicklung, Führungsverhalten, Zusammenarbeit im Team, Zusammenarbeit zwischen den Berufsgruppen/ Bereichen, Patientenorientierung. Man vertut sich viel Potenzial, wenn man im Anschluss nicht mit den Ergebnissen arbeitet und auf die Feedbacks eingeht. Denn eine Befragung kann nur der Auftakt für einen strukturierten Dialog zwischen Mitarbeitern und Führungsebene sein, der bewusst neue Einblicke und neue Sichtweisen fördern soll und so Impulse für neues Denken in der Organisation ermöglichen soll. Dazu braucht es Bereitschaft von beiden Seiten, sich auf den Prozess einzulassen. Wichtig ist, dass nur Dinge abgefragt werden, bei denen im etwaigen Bedarfsfall dann auch eine Bereitschaft in der Organisation besteht, Verbesserungsprozesse anzustoßen. Sollte das nicht der Fall sein, dann kann eine Nichtreaktion auf aufgedeckte Handlungsbedarfe zu wirklicher Frustration führen.

Befragungen ermöglichen eine Standortbestimmung. Wiederholt man eine Befragung nach einem gewissen Zeitraum, so lässt sich hieraus die Entwicklung der Organisation über diesen Zeitraum ableiten. In unserer Projektarbeit ist das als Vorher-Nachher-Vergleich ein extrem wertvolles Instrument. Durch eine Vergleichbarkeit im Zeitverlauf, oder im Querschnitt über unterschiedliche Bereiche (zwischen verschiedenen Organisationen oder innerhalb einer Institution zwischen verschiedenen Organisationseinheiten, ergeben sich weitere Informationen.

Die Entwicklung eines Benchmarks aus Befragungen mehrerer Krankenhäuser ermöglicht die Vergleichbarkeit zwischen verschiedenen Unternehmen oder Fachabteilungen. Entscheidend ist, dass der Benchmarking-Prozess von vorneherein zielorientiert aufgesetzt ist. Kontraproduktiv ist es, wenn Abteilungen anstreben, Benchmark zu werden. Die Glaubwürdigkeit der Befragungsergbnisse ist dann problematisch. 

Eine Mitarbeiterbefragung ist somit ein partizipatives Tool für einen erfolgreichen Start in ein neues Projekt einerseits und ermöglicht die Überprüfung der Wirksamkeit bereits ergriffener Maßnahmen andererseits. Sowohl der Kunde als auch der Berater erhalten Informationen, die sie für weitere Entscheidungen benötigen. Hüten sollte man sich vor Standardbefragungen, die ohne bewusste Vorbereitung der Fach- und Führungskräfte in der Organisation durchgeführt werden. Damit lässt sich mehr Schaden als Nutzen anrichten. Auch muss ein Rahmen für eine ehrliche Aufarbeitung der Ergebnisse eingeplant werden. Sonst geht das wertvolle Potenzial der Mitarbeiterbefragung verloren. Hier kommt dem Befragungsverantwortlichen eine wichtige Rolle als Vertrauensperson zu. Diese Rolle darf in keinem Fall verspielt werden, indem die Ergebnisse als "Herrschafswissen" missbraucht werden als den konstruktive Dialog in der Organisation zu fördern.

Wenn Sie sich für die Durchführung eine Mitarbeiterbefragung interessieren, würden wir uns freuen, wenn wir hierfür Ihr Vertrauen zu bekommen.

Lesen Sie Impulse zum Führen und Management im Krankenhaus weiter im neuen News Blog der Ruhl Consulting: Besserer Umgang mit Feedback: Wenn Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen „in der Schublade“ verschwinden, werden Erwartungen der Mitarbeiter enttäuscht.