Die Ambulanz 4: Die Aufnahmekabinen

Dieser Beitrag beschäftigt sich mit der Organisation des administrativen Aufnahmeprozesses für die ambulante Versorgung in der Notaufnahme. Die Notaufnahme stellt ein kritisches Element im Dienstleistungsportfolio eines Krankenhauses dar. Hier treffen vital gefährdete Notfallpatienten gleichermaßen ein wie Heimwerker-Könige, die sich den Daumen grün und blau geschlagen haben. Der adäquate Umgang mit diesen Patienten bestimmt nicht nur die Reputation des Hauses, sondern kann im Ernstfall über Leben und Tod bzw. über die weitere Lebensqualität des Patienten entscheiden. In der Blog-Serie „Die Ambulanz“ werden verschiedene Aspekte beleuchtet, häufige Mängel aufgezeigt und Quick-Win-Ansätze präsentiert. 

Die zahlreichen Patientenpfade in der interdisziplinären Ambulanz zu sortieren, ist vielschichtig: hier kreuzen sich ambulante und stationäre Versorgung, liegend und gehend eintreffende Patienten, Schockraum- und Behandlungskabinenversorgungen, Patienten der unterschiedlichen Fachdisziplinen, elektive und nicht-elektive Patienten.

Aufgrund der gesetzlichen Regelungen der Niedergelassenenstrukturen in Deutschland ist es dem allgemeinen Krankenhaus ohne Hochschulambulanz nur dann möglich ambulante Versorgung anzubieten, wenn es spezielle Ermächtigungen besitzt oder aber es sich bei den Patienten um eine akute Notfallversorgung handelt. Dementsprechend sind die Mitarbeiter in den administrativen Aufnahmen heute wahre Spezialisten. Die administrative Aufnahme in den Notfallprozess zu integrieren, ist eine separate Herausforderung, denn Patienten noch vor der Erstsichtung über die administrative Aufnahme zu leiten, wäre nicht verantwortlich. Wie sieht diesbezüglich ein sinnvoller Patientenpfad für die Versorgung nicht-akuter Behandlungsdringlichkeiten in der Notaufnahme aus?

Nachdem der Patient bereits erstgesichtet ist und nicht unmittelbar einer ärztlichen Versorgung zugeführt werden musste, kann er während seiner Wartezeit die erforderlichen Daten sowie Unterschriften abgeben, die für die ambulante Aufnahme nötig sind. Ein gängiger Ablauf ist es, dies in unmittelbarem Anschluss an die Ersteinschätzung direkt durch die Triagierungskraft zu erledigen. Wenn diese aber gerade die Erst- und Wiedereinschätzung anderer Patienten vornehmen muss, wird dieser Schritt hinten angestellt oder an administratives Personal übergeben. Gerade in den Stoßzeiten ist es entsprechend sinnvoll, für diesen Schritt Experten der administrativen Aufnahme fest einzubinden und die pflegerischen Experten auf ihre Kerntätigkeiten zu fokussieren.

Aufgrund der Vielzahl von unterschiedlichen verwaltungstechnischen Leistungen, die die Mitarbeiter der administrativen Aufnahme beherrschen, sollten sie die Teilprozesssverantwortung in den Händen behalten. Je besser dieser Schritt durchgeführt wird, desto weniger Probleme tauchen am Ende des Prozesses in der Fallabrechnung auf. Eine Einarbeitung in unterschiedliche Aufgabenbereiche benötigt jedoch Zeit und Routine, sodass die temporäre Delegation oft nur suboptimal erfüllt werden kann.

Ein für den Patienten wichtiger Punkt ist, wie die Notwendigkeit der Privatsphäre bei der Ersteinschätzung als auch bei der administrativen Aufnahme sichergestellt werden kann. Die Notaufnahmen vieler Krankenhäuser sind in Zeiten erbaut worden, in denen noch keine Vorstellung von den Dimensionen des heutigen Betriebs in einer zentralen Notaufnahme herrschte. Über die Jahre sind dann die steigenden Kapazitätsengpässe durch gewachsenes Umfunktionieren von Räumlichkeiten erweitert worden. In einem solchen Rahmen ist es kaum möglich, die Notfallversorgung an Ort und Stelle mit kurzen Wegen und guter Übersicht für das Personal herzustellen. Dann auch noch separate Kabinen für Triagierung und Aufnahme einzurichten, scheint oft das weniger drängende Problem zu sein. So fällt in einer Notaufnahme aus dem Blickwinkel des Patienten leider immer wieder auf, dass diese Bereiche nicht ausreichend akustisch abgeschirmt sind, sodass einerseits der Geräuschpegel beträchtlich und andererseits die Vertraulichkeit der Patientengespräche nicht sichergestellt ist.

Um diesen Kernablauf des Notaufnahmebetriebes reibungsloser zu gestalten, darf über derlei existierende Unzulänglichkeiten nicht hinweggesehen werden. So sollten Räumlichkeiten, sowohl funktional gestaltet werden, um einen besseren Patientenfluss zu ermöglichen, als auch gleichermaßen die Privatsphäre und das Wohlbefinden des Patienten sicherstellen.

Eine durchdachte und stets hinterfragte Konzeption der Abläufe schon zu Beginn der Patientenbehandlung sorgt dafür, dass Sie Ihre Kernaufgabe – die medizinische Versorgung Ihrer Patienten – effektiver und effizienter durchführen können. Schließlich sollten diese Abläufe nicht im Fokus der Mitarbeiter oder gar der Patienten stehen – im Gegenteil: sie sollten so reibungslos gestaltet sein, dass sie vollkommen in den Hintergrund treten und Platz machen für Ihre Kernkompetenz.

Lesen Sie Impulse zum Führen und Management im Krankenhaus weiter im neuen News Blog der Ruhl Consulting: Die http://www.krankenhausberater.de/impulse/news-blogs/detail/news/Prozessorganisation-die-Ambulanz.htmlProzessorganisation  in der Ambulanz als wichtigem Zugangsbereich zur klinischen Versorgung leidet unter der unmittelbaren Unterfinanzierung.