Die SWOT-Analyse als Ausgangspunkt der Strategie

Mehrtägige Strategieklausuren, Strategiegesprächen oder Management-Summits mit ambitionierter Agenda und hohen Ergebniserwartungen sind in aller Munde. Sie gehören inzwischen in die Jahresplanung fast jeden Vorstands bzw. fast jeder Geschäftsführung im Krankenhaus. Nicht selten gehen sie mit einer nicht immer unbegründeten Skepsis in der Belegschaft einher und es werden Stimmen über die Wirksamkeit dieser personal- und kostenintensiven Veranstaltungen laut. Um solch entscheidende Sitzungen effektiv und effizient zu gestalten, sie tatsächlich zu nutzen und zugleich die Weichen für die weitere Entwicklung der Einrichtung zu stellen, ist eine akribische Vorbereitung unerlässlich.

Unter Strategie versteht man in der Wirtschaft die (meist langfristig) geplanten Verhaltensweisen der Unternehmen zur Erreichung ihrer Ziele. Damit geht es in der Strategiefindung darum, besagte Verhaltensweisen im Hinblick auf unterschiedliche Zielstellungen festzulegen – oder anders formuliert: den Weg zum Ziel zu beschreiben.

Abgeleitet von dieser Definition beinhaltet die herausfordernde Aufgabe der Strategiefindung folgende Komponenten:

• Die Beschreibung des Ausgangspunkts (Wo startet der Weg?)
• Die Beschreibung des Zielpunkts (Wo soll der Weg hinführen?)
• Die Beschreibung der Route (Wie sieht der Weg zum Zielpunkt aus?)

Bevor im Rahmen einer Strategieklausur Zielpunkt des Weges (strategische Ziele) und die Route (Handlungsoptionen zur Zielerreichung) festgelegt werden können, ist es unbedingt notwendig zu wissen, wo der Ausgangspunkt des Weges ist.

Damit ist der erste Schritt für eine systematische, erfolgreiche Strategiefindung festgelegt: die genaue Kenntnis über die aktuelle Situation der zu entwickelnden Einrichtung. Im ersten Schritt stellt man sich also die Frage: "wo stehen wir eigentlich?"

Zur Beantwortung dieser Frage bietet sich die Durchführung einer umfassenden SWOT-Analyse an, die die Organisation auf den Prüfstand stellt, die Ist-Situation in allen Facetten beschreibt sowie die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken des Hauses im Hinblick auf die aktuelle Marktsituation herausarbeitet.

Stärken und Schwächen: Organisation und Wirtschaftlichkeit beurteilen

Stärken und Schwächen im Rahmen einer SWOT-Analyse ergeben sich aus den internen Gegebenheiten der Einrichtung. Grundlage für ihre fundierte Analyse bilden Erkenntnisse über Aufbau- und Ablaufstrukturen, die Effektivität existierender Organisationskonzepte sowie die Wirtschaftlichkeit der Fachabteilung bzw. des Hauses insgesamt.

Um die hierfür notwendigen Informationen zu erheben, kann der Einsatz der im Folgenden beschriebenen Instrumente eine wesentliche Unterstützung sein:

Prozessbeobachtung

Die Prozessbeobachtung dient dazu, die aktuellen Strukturen und Abläufe in der Routine zu verstehen und im Hinblick auf ihre Effizienz, Wirtschaftlichkeit und Patientenorientierung zu überprüfen. Hierbei ist insbesondere die Analyse der Zusammenhänge und Abhängigkeiten (Schnittstellen) zwischen den einzelnen Bereichen von Interesse, da hier häufig Reibungsverluste entstehen. Wesentliches Erfolgskriterium ist dabei, die Prozesse nicht nur "auf dem Papier" nachzuvollziehen, sondern diese, im besten Fall selbst entlang des Behandlungspfades des Patienten im wahrsten Sinne des Wortes zu "durchlaufen".

Durchführung einer Mitarbeiterbefragung

Die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung rundet das Bild der Prozessbeobachtung ab und liefert ergänzende Hinweise zur Zusammenarbeit innerhalb der Berufsgruppen und zu Reibungspunkten in der Organisation.

Auswertung von Leistungsdaten

Die Analyse der Leistungsdaten sollte Patienten-, Personal-, Prozess- und Finanzkennzahlen umfassen und damit einen Einblick in die Prozessqualität und Wirtschaftlichkeit geben. Konkret können folgende Inhalte im Hinblick auf die Fragestellung der Stärken und Schwächen interessant sein:

• Erlöse der relevanten Bereiche
• Kosten der relevanten Bereiche (Personal- und Sachkosten)
• Auswertungen zu Patientenzahlen, Patientenströmen und Wartezeiten
• Ergebnisse von Patienten- und Zuweiserbefragungen
• Rahmendienstpläne
• Vorhandene Unterlagen des Qualitätsmanagements wie etwa Prozessdefinitionen und Aufgabenbeschreibungen

Chancen und Risiken: Marktanforderungen und -entwicklungen einschätzen

Chancen und Risiken für die Einrichtung ergeben sich aus den externen Entwicklungen des Marktes und dessen Anforderungen. Zur Durchführung einer Chancen-Risiken-Analyse gibt es in der Betriebswirtschaftslehre unterschiedliche Methoden. Der Großteil der Verfahren zielt darauf ab, die strategische Umwelt eines Unternehmens in unterschiedliche Einflussfaktoren oder Anspruchsgruppen zu unterteilen und diese dann im Hinblick auf mögliche Entwicklungsszenarien zu untersuchen.

Erfahrungsgemäß bietet sich im Krankenhaus ein Vorgehen nach der so genannten PEST-Analyse an. Hierbei erfolgt eine Einteilung des Krankenhaus-Umfelds in folgende Faktoren:

• Soziologische Faktoren wie z. B. demographische Entwicklung, Entwicklung der Wertvorstellungen
• Technologische Faktoren wie z. B. Forschung, neue Diagnostikmethoden und Operationsverfahren
• Ökonomische Faktoren wie z. B. Finanzierung
• Politische Faktoren wie z. B. Gesetzgebung, politische Parteien

Ergänzend ist es sinnvoll, die strategischen Entwicklungen der größten Konkurrenten zu analysieren und sich die daraus für die eigene Einrichtung ergebenden Chancen und Risiken abzuleiten.

Wesentlicher Erfolgsfaktor bei der Chancen-Risiken-Analyse ist es, die Entwicklungen in den jeweiligen Bereichen zu antizipieren und nicht erst zu reagieren, wenn sich die Rahmenbedingungen bereits verändert haben. Weiterhin für den Erfolg ausschlaggebend ist die Durchführung der Analyse in einem interdisziplinären und interprofessionellen Team, sodass unterschiedliche Blickwinkel und Sichtweisen in das Ergebnis einfließen.

Ergebnisse für die Strategieklausur nutzen

In Vorbereitung der Strategieklausur wird die SWOT-Analyse finalisiert und die ermittelten Stärken und Schwächen den sich auf dem Markt ergebenden Chancen und Risiken gegenübergestellt.

Damit ist die Ausgangssituation der Einrichtung auf allen Ebenen beschrieben und die wesentliche Grundlage für die Strategieklausur geschaffen. Gelingt es dann, diese Vorbereitung zu nutzen und im Rahmen der Strategieklausur basierend darauf realistisch umsetzbare Ziele und Handlungsoptionen abzuleiten, werden Akzeptanz der Notwendigkeit solcher Sitzungen und Motivation der Teilnehmer steigen und die Gefahr eines ergebnislosen Ausgangs sinken.

Unser Angebot: Der Blick von außen

Für Führungskräfte im Krankenhaus ist es schwierig, sich aus der Patientenversorgung und dem dazugehörigen operative Geschehen soweit herauszulösen, dass sie einen objektiven und kritischen Blick auf die eigenen Strukturen werfen können.

Genau diesen Blick bieten wir Ihnen, zusammengefasst in einem Organisationsgutachten, untermauert durch unsere zwölfjährige Erfahrung in der Begleitung von Organisationsveränderungen in Kliniken – individuell auf Ihre Organisation zugeschnitten.

Eine durch externe Sicht objektivierte SWOT-Analyse gewinnt an Akzeptanz in der Führungsriege und bereitet Sie damit optimal auf die anstehende Strategieklausur vor.

Lesen Sie Impulse zum Führen und Management im Krankenhaus weiter im neuen News Blog der Ruhl Consulting: Eine Möglichkeit der Ausgestaltung der Strategieklausur ist das Format der Zukunftswerkstatt.